Como fazer a conciliação das contas e evitar a responsabilidade subsidiária no seu condomínio?

Você sabe o que é conciliação das contas e responsabilidade subsidiária? Esses são dois conceitos importantes para a gestão financeira e jurídica do seu condomínio, que podem evitar problemas, prejuízos e riscos para o seu patrimônio. Neste artigo, vamos explicar o que são esses conceitos, como aplicá-los na prática e como a Best Gestão Condominial pode ajudar o seu condomínio com serviços de síndico profissional e consultoria condominial. Acompanhe!

O que é conciliação das contas?

Conciliação das contas é o processo de conferir se as movimentações financeiras registradas no controle interno do condomínio estão de acordo com as movimentações bancárias. Ou seja, é a comparação entre o extrato da conta corrente do condomínio e o fluxo de caixa, que registra todas as receitas e despesas do condomínio.

A conciliação das contas é essencial para manter a saúde financeira do condomínio, pois permite:

Verificar se os valores recebidos dos condôminos estão corretos e se não há inadimplência ou atraso nos pagamentos;
Verificar se os valores pagos aos fornecedores, funcionários e prestadores de serviços estão corretos e se não há duplicidade ou erro nos pagamentos;
Identificar eventuais divergências, inconsistências, fraudes ou desvios nas movimentações financeiras e corrigi-los o quanto antes;
Ter uma visão real e atualizada do saldo, do fluxo e do orçamento do condomínio, facilitando o planejamento e a tomada de decisões.

Como fazer a conciliação das contas?

Para fazer a conciliação das contas, é preciso ter um controle financeiro interno eficiente, que registre todas as entradas e saídas de dinheiro do condomínio, com as respectivas datas, valores, descrições e categorias. Esse controle pode ser feito por meio de planilhas ou softwares específicos para gestão condominial.

Além disso, é preciso ter acesso ao extrato bancário do condomínio, que pode ser obtido pelo internet banking, pelo aplicativo do banco ou pelo caixa eletrônico. O extrato bancário mostra todas as movimentações da conta corrente do condomínio, como depósitos, saques, transferências, pagamentos, tarifas, juros, entre outras.

Com esses dois documentos em mãos, o síndico ou o responsável pela gestão financeira do condomínio deve comparar os dados e verificar se há concordância entre eles. Caso haja alguma diferença, é preciso investigar a origem e a razão da divergência e fazer os ajustes necessários.

A conciliação das contas deve ser feita periodicamente, de preferência diariamente ou semanalmente, para evitar o acúmulo de informações e facilitar a identificação e a correção de erros. Além disso, a conciliação das contas deve ser apresentada aos condôminos, junto com a prestação de contas, para garantir a transparência e a confiança na gestão do condomínio.

O que é responsabilidade subsidiária?

Responsabilidade subsidiária é a obrigação de uma pessoa ou entidade de responder pelos débitos de outra pessoa ou entidade, caso esta não cumpra com suas obrigações. No caso dos condomínios, a responsabilidade subsidiária pode ocorrer quando o condomínio contrata uma empresa terceirizada para prestar serviços, como portaria, limpeza, segurança, manutenção, entre outros.

Se a empresa terceirizada não pagar os direitos trabalhistas dos seus funcionários, como salários, férias, 13º, FGTS, INSS, entre outros, o condomínio pode ser acionado judicialmente pelos trabalhadores e ter que arcar com esses custos, de forma subsidiária, ou seja, depois que se esgotarem os bens da empresa terceirizada.

A responsabilidade subsidiária do condomínio está prevista na Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), que diz:

“O inadimplemento das obrigações trabalhistas, por parte do empregador, implica a responsabilidade subsidiária do tomador dos serviços quanto àquelas obrigações, desde que haja participado da relação processual e conste também do título executivo judicial.”

Como evitar a responsabilidade subsidiária?

Para evitar a responsabilidade subsidiária, o condomínio deve tomar alguns cuidados na hora de contratar e fiscalizar as empresas terceirizadas, tais como:

Pesquisar a reputação, a idoneidade e a solvência da empresa terceirizada, verificando se ela tem experiência, qualificação e referências no mercado;
Verificar se a empresa terceirizada possui os alvarás, as licenças, os registros e as certidões necessárias para funcionar, especialmente as certidões negativas de débitos trabalhistas, previdenciários, tributários e fiscais;
Analisar o contrato social e o capital social da empresa terceirizada, para verificar se ela tem capacidade financeira para cumprir com suas obrigações;
Exigir um contrato de prestação de serviços detalhado e claro, que estabeleça as condições, os prazos, os valores, as responsabilidades, as penalidades e as garantias da contratação;
Solicitar mensalmente os comprovantes de pagamento dos salários, dos encargos e dos benefícios dos funcionários que prestam serviços no condomínio, bem como as guias de recolhimento dos tributos e das contribuições previdenciárias;
Exigir a emissão e o pagamento das notas fiscais dos serviços prestados, evitando a sonegação fiscal e a inadimplência;
Acompanhar e fiscalizar a qualidade e a regularidade dos serviços prestados, bem como as condições de trabalho, de saúde e de segurança dos funcionários;
Rescindir o contrato e substituir a empresa terceirizada em caso de descumprimento das cláusulas contratuais, das normas legais ou de indícios de irregularidades.

Como a Best Gestão Condominial pode ajudar o seu condomínio?

Diante desses desafios, é fundamental que o seu condomínio conte com uma assessoria especializada em gestão condominial, que possa orientar e auxiliar nas questões financeiras e jurídicas que envolvem a conciliação das contas e a responsabilidade subsidiária do condomínio.

A Best Gestão Condominial é uma empresa que oferece serviços de síndico profissional e consultoria condominial, com uma equipe de profissionais capacitados e experientes, que podem ajudar o seu condomínio a fazer a conciliação das contas de forma eficiente e segura, bem como a evitar a responsabilidade subsidiária na contratação de empresas terceirizadas, seguindo as melhores práticas e as normas legais.