A importância da guarda e do acesso às pastas de prestação de contas do condomínio

A prestação de contas é uma das principais obrigações do síndico, que deve apresentar aos condôminos, periodicamente, os relatórios financeiros do condomínio, comprovando as receitas e as despesas realizadas na sua gestão. Esses relatórios são organizados em pastas de prestação de contas, que devem conter todos os documentos e comprovantes referentes ao movimento financeiro do condomínio, como balancetes, extratos bancários, recibos, notas fiscais, contratos, entre outros.

A guarda e o acesso às pastas de prestação de contas do condomínio são assuntos que merecem a atenção e o cuidado do síndico, pois envolvem a transparência, a segurança e a legalidade da gestão financeira do condomínio. Neste artigo, vamos explicar por que o síndico precisa se preocupar como as pastas de prestação de contas são armazenadas e quais são as melhores práticas para isso.

• A primeira razão pela qual o síndico precisa se preocupar como as pastas de prestação de contas são armazenadas é a transparência. O síndico deve garantir que as pastas de prestação de contas estejam disponíveis para consulta dos condôminos, que têm o direito de fiscalizar e questionar as contas do condomínio. O síndico deve informar aos condôminos sobre a forma e o local de acesso às pastas de prestação de contas, bem como sobre os prazos e as condições para isso. O síndico deve facilitar e agilizar o acesso às pastas de prestação de contas, evitando burocracias ou restrições desnecessárias.

• A segunda razão pela qual o síndico precisa se preocupar como as pastas de prestação de contas são armazenadas é a segurança. O síndico deve proteger as pastas de prestação de contas contra perda, roubo, dano ou adulteração, pois elas são documentos importantes e sensíveis que comprovam a gestão financeira do condomínio. O síndico deve guardar as pastas de prestação de contas em um local seguro e adequado, que seja resistente ao fogo, à água e à umidade, e que tenha controle de acesso e monitoramento. O síndico deve também fazer cópias ou backups das pastas de prestação de contas, preferencialmente em formato digital, para evitar a perda ou a deterioração dos documentos originais.

• A terceira razão pela qual o síndico precisa se preocupar como as pastas de prestação de contas são armazenadas é a legalidade. O síndico deve cumprir as normas legais sobre a guarda e o acesso às pastas de prestação de contas do condomínio, que podem variar conforme a legislação federal, estadual ou municipal. O síndico deve também respeitar as normas internas do condomínio sobre o assunto, que podem estar previstas na convenção ou no regulamento interno do condomínio. O síndico deve observar os prazos legais ou internos para a guarda e o acesso às pastas de prestação de contas, que podem variar conforme o tipo e a finalidade do documento.

Essas são algumas das razões pelas quais o síndico precisa se preocupar como as pastas de prestação de contas são armazenadas. No entanto, sabemos que essa não é uma tarefa simples nem fácil. Por isso, recomendamos que o síndico busque o apoio de profissionais especializados em gestão financeira e em guarda e acesso aos documentos do condomínio.

Uma ótima opção é contratar um síndico profissional ou uma consultoria da Best Gestão Condominial. A Best Gestão Condominial é uma empresa que oferece serviços de síndico profissional e consultoria para condomínios, garantindo uma gestão financeira eficiente e transparente. A Best Gestão Condominial conta com uma equipe multidisciplinar de profissionais capacitados e atualizados, que podem auxiliar o síndico em todas as áreas da gestão financeira do condomínio, como planejamento orçamentário, controle de receitas e despesas, emissão de boletos e recibos, cobrança de inadimplentes, prestação de contas digital, entre outras.

A Best Gestão Condominial também oferece ferramentas tecnológicas que facilitam a comunicação, o controle e a prestação de contas do condomínio, como aplicativo, site, portal e boleto digital. Ao contratar a Best Gestão Condominial, o síndico pode contar com o apoio de profissionais qualificados e experientes para guardar e disponibilizar as pastas de prestação de contas do condomínio, garantindo a transparência, a segurança e a legalidade dos dados financeiros do condomínio.